Digitalisation 2027 : checklist pour les kinés

Pour les kinés, la digitalisation 2027 signifie qu'eAttest, eFact, eAgreement et Member Data deviennent obligatoires à partir du 1er janvier 2027, avec des exceptions spécifiques. Préparez ensemble vos accès, votre logiciel et votre façon de travailler. Cette checklist vous aide à répartir la préparation sur les mois qui vous séparent de janvier. Vous y trouverez un calendrier pratique, des scénarios d'exercice et les exceptions officielles.

Que devez-vous pouvoir faire au 1er janvier 2027 ?

Votre cabinet doit pouvoir consulter les données d'assurabilité, envoyer des enregistrements de traitement et des demandes, attester et facturer par voie électronique. Le service à utiliser dépend de l'acte. eAttest et eFact sont par exemple deux circuits de facturation distincts, et non un double envoi pour la même séance.

Les règles de l'INAMI pour MyCareNet constituent le point de départ. Si les termes ne vous sont pas familiers, lisez d'abord la différence entre eAttest, eFact et eAgreement. Le planning ci-dessous est une proposition de travail, pas une série d'échéances légales supplémentaires.

Quand aborder chaque étape de la préparation ?

Comment vérifier votre certificat eHealth ?

Pour relier votre logiciel à eHealth, vous avez besoin d'un certificat eHealth. Vérifiez-le pour chaque thérapeute, y compris dans un cabinet de groupe. Un certificat est valable 36 mois et peut être renouvelé à partir de 90 jours avant sa date d'expiration.

Utilisez l'eHealth Certificate Manager et suivez la procédure de demande officielle. Vérifiez au préalable votre eID, votre code PIN et votre lecteur de carte. Liez le certificat selon la méthode sécurisée de votre fournisseur et vérifiez que la connexion fonctionne. Programmez un rappel pour le renouvellement.

Convenez de qui a accès à quelles tâches. Conservez soigneusement le certificat et son mot de passe, et utilisez des comptes personnels pour le travail quotidien.

Suivez le guide pour demander ou renouveler votre certificat eHealth, avec des captures d'écran et des étapes distinctes pour Windows et Mac.

Que devez-vous vérifier avec votre fournisseur de logiciel ?

Demandez une démonstration des quatre services en partant de votre type de cabinet. Au-delà de l'agenda, vérifiez aussi la préparation d'une demande, la réception des réponses et la manière de retrouver les envois refusés. Demandez quels paramètres vous configurez vous-même et pour lesquels vous aurez besoin d'aide.

Vérifiez votre numéro INAMI, votre statut de convention, vos lieux de pratique et vos données de paiement. Convenez de la manière dont vous enregistrez les prescriptions et les traitements en cours dans le dossier patient informatisé. Si vous changez de logiciel, planifiez le transfert des données et comparez par sondage les anciens et les nouveaux dossiers. Lisez aussi les explications sur le passage à un autre logiciel de cabinet pour bien délimiter cette préparation.

Comment vous exercer aux premiers envois ?

1. Commencez dans un environnement de démo ou de test de votre fournisseur. Utilisez-y des dossiers fictifs pour vous familiariser avec les écrans et les messages d'erreur. N'envoyez pas de demandes fictives à de vraies mutualités.
2. Exercez-vous sur un parcours complet : consulter l'assurabilité via Member Data, préparer le dossier, préparer un envoi et retrouver la réponse. Abordez aussi le cas d'une prescription manquante ou d'un dossier incomplet.
3. Accompagnez ensuite vos premiers envois réels, avec de vrais dossiers et uniquement des attestations pour des soins effectivement prestés. Vérifiez le patient, le thérapeute traitant et les données avant l'envoi.
4. Suivez le résultat. Un accusé de réception n'est pas un paiement. Pour eAttest, vérifiez aussi comment le document justificatif parvient au patient ; pour eFact, organisez le suivi des paiements.

Comment familiariser toute l'équipe avec la méthode de travail ?

Prévoyez une séance d'exercice pour toutes les personnes qui traitent des patients ou s'occupent de l'administration. Faites parcourir un dossier à chaque collègue, au lieu de le laisser simplement regarder. Exercez-vous aussi à ce qui se passe lorsque quelqu'un est absent ou qu'une réponse de la mutualité demande une action supplémentaire.

Rédigez ensuite une courte instruction de travail : qui vérifie l'assurabilité, qui traite les réponses et qui assure le suivi des montants impayés ? Notez où les messages d'erreur sont conservés et qui contacte le fournisseur. Si vous travaillez seul, réservez chaque jour un moment fixe pour ce suivi. Testez aussi votre méthode sur les appareils que vous utilisez réellement, par exemple lors des visites à domicile.

Quelles sont les exceptions officielles ?

• Âge : si vous avez 67 ans ou plus au 1er janvier 2027, une exception complète s'applique.
• Facturation en déplacement : le papier est possible lorsque vous facturez en dehors de votre salle de soins et qu'une limitation technique rend la facturation électronique impossible.
• Force majeure : un événement qui rend l'envoi électronique impossible peut justifier un traitement temporaire sur papier.
• Hôpital : l'obligation ne s'applique pas aux kinésithérapeutes qui y travaillent et qui facturent leurs prestations via la facturation centrale de l'hôpital.

Que faire en cas de panne ?

Gardez un petit stock d'attestations de soins donnés sur papier et préparez les coordonnées de votre fournisseur de logiciel. En cas de problème, consultez la page de statut eHealth et le tableau de bord MyCareNet : vous éviterez ainsi de modifier vos paramètres locaux alors qu'un service central connaît des difficultés.

Notez quelles prestations ont déjà été traitées électroniquement et lesquelles sur papier. Pour une même séance, ne délivrez pas à la fois une attestation papier et une attestation électronique. Notez aussi le message d'erreur et l'heure, afin que le support puisse examiner le problème. Convenez à l'avance avec votre fournisseur de la façon dont vous vérifierez les dossiers en attente une fois le service rétabli. Une procédure de secours ne fonctionne que si vous pouvez la suivre sans devoir chercher.

Votre dernier contrôle en décembre

• Chaque thérapeute peut se connecter avec son propre accès.
• Les quatre services et les réponses correspondantes ont été passés en revue avec le fournisseur.
• Vous savez qui assure le suivi des erreurs, des documents manquants et des paiements.
• L'instruction de travail, les coordonnées et le stock papier de secours sont accessibles.

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