eAgreement aanvragen: van voorschrift tot antwoord

Een eAgreement aanvragen doe je via je praktijksoftware. Je controleert het voorschrift en de bestaande akkoorden, bezorgt de nodige gegevens aan het ziekenfonds en volgt het antwoord op. Soms krijg je meteen een beslissing, soms vraagt de adviserend arts eerst meer informatie. Je aanvraag is dus pas afgehandeld als je het antwoord hebt gelezen en weet wat het betekent voor de behandeling.

Wat leg je klaar voor je aanvraag?

eAgreement verwerkt zowel kennisgevingen als akkoordaanvragen. Een registratie van een courante behandeling is dus iets anders dan een aanvraag voor een zware aandoening. Kies het type dat bij de situatie van je patiënt hoort. In ons overzicht van eAttest, eFact en eAgreement lees je waar deze stap thuishoort.

Open eerst de besluitenlijst. Volgens het NIC kun je die raadplegen voor een patiënt met wie je een therapeutische relatie hebt. Kijk of er al een passend akkoord of een lopende aanvraag bestaat. Zo voorkom je dat je hetzelfde dossier opnieuw indient.

• Patiëntgegevens. Vergelijk naam en INSZ met het dossier. Controleer ook de verzekerbaarheid via Member Data voor de relevante periode.
• Voorschrift. Controleer patiënt en voorschrijver, het RIZIV-nummer van de voorschrijver, datum, handtekening, maximumaantal zittingen en diagnosegegevens. Kijk ook naar de plaats van de letsels als die niet uit de diagnose blijkt en een afwijkende startdatum. Afhankelijk van de aandoening zijn extra vermeldingen nodig.
• Leesbare kopie. Open de scan vóór je hem toevoegt. Staat de volledige tekst erop, ook de achterkant? Bij een papieren voorschrift voeg je een elektronische kopie toe en bewaar je het origineel.
• Onderbouwing. Verzamel de verslagen en onderzoeken die bij dit aanvraagtype horen. Een voorschrift alleen volstaat niet voor elk dossier.

We volgen een fictief voorbeeld. Je patiënt heeft een aandoening op de E-lijst, maar nog geen passend akkoord. Samen met de arts bereid je het dossier voor. Voor een eerste E-aanvraag hoort daar onder meer een door een specialist bevestigde diagnose bij, met uitleg over de beperkingen, de nood aan langdurige behandeling en het behandelingsplan. Welke bijkomende onderzoeken nodig zijn, hangt af van de aandoening.

Hoe verstuur je de aanvraag?

1. Open het juiste patiëntendossier. Ga naar de eAgreement-functie van je software. De namen van knoppen en schermen verschillen per pakket.
2. Kies de passende handeling. Gaat het om een nieuwe aanvraag, een verlenging of een aanvulling bij een bestaand akkoord? Een nieuw voorschrift betekent niet automatisch dat je een volledig nieuw akkoord moet aanvragen.
3. Vul de gevraagde gegevens in. Controleer de pathologiecategorie, de datums en de gegevens van de voorschrijver. Voeg het voorschrift en de vereiste bijlagen toe. Lees de samenvatting nog één keer na.
4. Verstuur en bekijk het antwoord. Zorg dat je de verzonden aanvraag, bijlagen en ontvangen referentie in het dossier kunt terugvinden. Een klik op Verzenden vertelt je nog niet of de aanvraag verwerkt is.

Lukt aanmelden of verzenden niet, controleer dan je eHealth-certificaat en het eHealth-statusoverzicht. Bij een onderbroken verbinding kijk je eerst of de aanvraag toch is aangekomen. Blijft dat onduidelijk, geef je softwareleverancier de foutmelding, het tijdstip en de referentie door.

Wat betekent het antwoord dat je krijgt?

Sommige aanvragen krijgen binnen enkele seconden een definitief antwoord. Andere gaan naar de adviserend arts. In ons E-voorbeeld verschijnt eerst een melding dat het dossier in behandeling is. Spreek in je praktijk af wie zulke aanvragen opvolgt, ook wanneer de aanvragende kinesitherapeut afwezig is.

De tabel beschrijft de betekenis van de antwoorden. Je software kan andere labels gebruiken.

Hou ook het oorspronkelijke antwoord bij. De raadpleging van de besluitenlijst toont niet alle verwerpingen, weigeringen en annuleringen. Een aanvraag die daar niet staat, is dus niet vanzelf nooit ingediend.

Hoe bezorg je bijkomende informatie?

In ons voorbeeld vraagt de adviserend arts jou om de functionele beperkingen beter te beschrijven. Lees de volledige vraag en eventuele termijn. Noteer welk verslag ontbreekt en wie het bezorgt. Stem de inhoud waar nodig af met de behandelend arts.

Open de oorspronkelijke aanvraag en gebruik de functie om die te staven. Dat gebeurt door de kinesist die de aanvraag indiende, na een uitdrukkelijk informatieverzoek van het ziekenfonds. Voeg de gevraagde toelichting of bijlage toe en controleer het antwoord op die aanvulling.

Je houdt zo één dossier bij elkaar. Noteer wat je hebt doorgestuurd en wanneer. Een collega die de opvolging overneemt, ziet dan meteen of je nog op een verslag wacht of al op een nieuwe beslissing.

Wat als de vraag aan de voorschrijver gericht is?

Dan verwacht het ziekenfonds het antwoord van de voorschrijver. Jij hoeft die vraag niet via de stavingsfunctie te beantwoorden. Je kunt wel afstemmen met de arts als de aanvraag blijft hangen en je patiënt uitleggen waarop nog wordt gewacht. Vul medische informatie niet zelf aan op basis van vermoedens.

Wat controleer je bij de eindbeslissing?

Ons fictieve dossier krijgt na de aanvulling een akkoord. Vergelijk patiënt, akkoordtype, referentie, begindatum en eventuele einddatum met je aanvraag. Kijk ook naar beperkingen of voorwaarden. De datum waarop je het antwoord ontvangt, is niet noodzakelijk de begindatum van het akkoord.

Bespreek met je patiënt wat de beslissing betekent voor de terugbetaling. Controleer vóór de facturatie daarnaast het voorschrift, de verzekerbaarheid en de voorwaarden voor de aangerekende zittingen. Bewaar de beslissing bij het dossier en zet zo nodig een herinnering vóór de einddatum.

Bij een weigering lees je eerst de motivering. Ontbreekt er iets dat je kunt rechtzetten, of voldoet de situatie niet aan de voorwaarden? Vraag verduidelijking aan het ziekenfonds als de reden onduidelijk is. Dezelfde aanvraag ongewijzigd opnieuw versturen helpt je dan niet verder.

Hoe lang wacht je op een antwoord?

Een automatisch antwoord en een beoordeling door de adviserend arts hebben een ander verloop. Neem daarom geen vaste antwoordtermijn aan voor alle dossiers. De regeling van 14 dagen die bij bepaalde aanvragen voor bijkomende verstrekkingen bestaat, geldt niet zomaar voor iedere eAgreement-aanvraag.

Plan een vast moment om openstaande dossiers te bekijken. Controleer eerst de ontvangen berichten en actuele status. Neem bij een onverklaarde vertraging contact op met het ziekenfonds en houd de aanvraagreferentie bij de hand.

Lees ook

Verzekerbaarheid checken: zo lees je Member Data

Wat betekenen de codes en meldingen in Member Data? Zo lees je de verzekerbaarheid van je patiënt en weet je wat je vóór de behandeling en de facturatie nog moet controleren.

eHealth · 3 september 2026

Je eHealth-certificaat aanvragen en vernieuwen

Een nieuw eHealth-certificaat aanvragen of je bestaande vernieuwen? Zo pak je het aan op Windows en Mac, van de kaartlezer tot de instellingen van je praktijksoftware.

eHealth · 27 augustus 2026

Digitalisering 2027: checklist voor kinesisten

Bereid je kinepraktijk stap voor stap voor op 1 januari 2027. Een planning voor certificaten, software, oefenmomenten en teamafspraken, met de officiële uitzonderingen.

eHealth · 19 augustus 2026